網誌 / 電子公司文件管理系統


公司文件管理(DMS)系統是什麼?電子化文件管理讓作業更順暢

文件管理系統(Document Management System, 簡稱 DMS系統)是不同行業及企業都適用的軟件。電子文件管理系統是能夠協助提升企業團隊的生產力、增加文件儲藏的安全性的關鍵軟件。挑選一款符合需求的公司文件管理系統,可以為企業降低成本,並且提升顧客體驗,使收益最大化。


傳統辦公室處理紙本文件費時 全面電子化工作更靈活

在傳統企業的辦公流程中,通常要處理海量紙本文件,這些紙本文件除了在儲存上有機會受潮濕、蟲害或遺失而導致重要資訊丟失外,在管理及需要找尋資料時亦非常困難,效率甚低。疫情數年間,不少企業都引入遙距工作模式,為企業添加靈活性。加上電子商貿日趨普遍,能夠一站式處理龐雜文件的電子管理系統愈發受到重視。引入公司文件管理系統,是企業進行數碼轉型的重要一步,透過實施無紙化管理,能幫助企業逐漸過渡成全面電子化。採用 DMS 電子系統不但能夠減少用紙、更加環境友好之餘,亦能節省儲藏空間,為企業減低營運成本。



便捷管理企業文件 節省歸檔搜索時間

無論是大型或是中小企業,每天都有可能需要處理大量文件。尤其是規模較小的中小企,如果因為其他業務流程過於繁忙而一時怠於把文件進行妥善歸檔處理,日積月累下,未有進行恰當分類的文件就會堆積如山。如若沒有合適的公司文件管理系統,要尋找特定文件便會非常耗費時間,最壞的情況是有大量未進行分類的文件,公司人員根本難以逐個檔案打開、了解內容再進行繁瑣的分類程序。假如有文件管理系統的幫忙,公司人員就可以運用系統的即時搜索功能,依據檔案名稱、檔案內的關鍵字、建立日期等資訊,有效率地尋找出所需文件。這不但能夠減輕公司職員的工作負擔,同時亦為企業的日常辦公省下大量時間。


同僚間整合協作更輕易 追蹤修訂與變化

市面上不少文件管理系統提供權限設定及共用功能,容許企業按照員工的部門與職級為不同文檔設定修改或閱覽等不同權限,員工能夠存取自己需要處理的文件,毋須從茫茫文件海中搜索相關文件。同時無論任何時候,即使是遙距工作或是出外公幹,亦能夠與團隊的成員一同協作編輯文件,對於提升企業的辦公效率大有助益。



選擇文件管理系統要注意什麼?

在挑選電子文件管理系統時,要留意如果該軟件的服務僅限於本地服務器,當團隊外出工作時就無法讀取文件。另外,市面上有些軟件雖聲稱具有雲端服務,但最好了解一下其實際上的功能,比如軟件的雲端功能或許能讓用家使用網絡瀏覽器登錄,但可以使用的功能卻有限。如果想方便員工遙距工作,在辦公室以外的地方存取文檔,就要了解清楚該系統使用的雲端網絡技術,以便選擇合適企業需要的系統。

另外,企業應留意在挑選文件管理系統時,系統提供的文檔檢索功能參數是否包含文件夾、文檔名稱、文檔正文及標籤等,同時有否允許交叉參數檢索,這對於文件搜索效率的影響相當關鍵。此外,如果系統有提供光學字符識別(OCR)功能,那就更加方便企業擷取不同類型文檔中的數據。挑選擁有先進檢索功能的軟件,能夠協助團隊隨時隨地從文檔中快速準確地獲得所需的信息。

電子文件管理系統能幫助公司團隊管理文檔、電子郵件及附件等信息,善用DMS系統不但能提升效率,並能夠降低成本。我們提供的企業內容管理系統(ECMS) 是一套可高度擴展的企業級文件管理系統,提供光學字符識別及檢索功能,網頁式界面支援繁簡中文和英文,並包含文件簽入簽出檢查功能,全面照顧企業所需。



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