網誌 / 訂單管理流程系統


如何高效處理訂單管理流程?推薦企業使用的訂單管理系統

由挑選貨物、輸入個人資料、付款方式,以至最後把貨物妥當地送達到目的地,每個步驟看似平平無奇,但背後每一步的訂單管理流程都須準確無誤、不容有失。企業要做到這程度,就要依賴訂單管理系統的幫助,方可把事情處理妥當,將失誤率降至最低,以防阻礙工作流暢度,達到高效處理訂單之目的,為此則要推薦企業使用訂單系統,工作才能行雲流水,企業亦取得亮眼業績。


訂單管理流程:由接收訂單、下訂、製造至出貨

訂單管理流程猶如電腦程式般運作,當企業接收到輸入指令後方會作出反應,繼而作出下一步行動。一旦市場足夠龐大,企業接獲的訂單數量十分多,無疑對訂單部及採購部的工作造成極大的負擔。為紓緩各部門海量的工作量並將訂單流程系統化,需運用訂單管理系統整合企業的訂單,並將訂單逐一妥當處理,方能為企業爭取最大利益。


自動篩選、分派訂單 手動更改訂單資訊

訂單管理系統宛如企業的脈絡,貫徹著企業的訂單及物流體系。傳統訂單管理流程中,企業銷售部接獲訂單通知後,會把未付款的及已付款的訂單區分,隨後員工再依據訂單送貨地址分派及安排送貨路線。若以手動方式處理以上程序,定必為企業員工的工作帶來相當大的負荷,不時會出現人為誤失,降低整體工作效率。

然而在訂單系統協助的管理下,企業在接獲訂單的同時,系統將會同步進行篩選操作,輕鬆為員工處理過萬張訂單,員工亦可隨意查閱訂單的詳細資訊。假若翻查過程察覺訂單資料內容有異,例如送貨地址輸入錯誤、客戶要求更改送貨地址,或新增多於一個送貨地址,訂單人員亦能透過系統即時修訂,毋須如傳統作業,員工須親臨個別部門抽取訂單,並重新向各個部門審批文件,省卻繁複程序,因而訂單系統成為企業推薦的軟件之一。



連接供應商購物清單 減少採購上的人為錯誤

訂單管理系統的貨物項目緊貼供應商的貨物清單,採購人員可特別針對各種生產原料批量購買,令出貨效率有所提升。此外,另一訂單系統推薦原因是它支援多國貨幣轉換、課稅及折扣等計算功能,採購人員毋需親自計算匯率各種複雜算式,大幅減少人為計算錯誤的風險。

訂單系統除了擁有豐富的採購功能,甚至能夠輔助驗貨之用。在出貨之前,工作人員須檢驗一番,以防將質素參差的貨物送到於客戶手中。一旦在檢驗過程中發現貨物存有瑕疵,工作人員亦可透過系統快速回收貨物,重新要求供應商提交新一批符合質素標準的貨物。



追蹤貨物動向 為客戶帶來尊貴體驗

另一推薦企業使用訂單系統的原因,是它能夠追蹤貨物的動向。以往企業在收到客戶需求後,隨即便把貨物寄送,可是企業卻無法向客戶報告貨物的實際動向,而這也是缺乏訂單管理流程的不足。

若然企業使用訂單管理系統,每件貨物都會獲得專屬的序號及條碼,每當貨物通過檢測站並且完成掃描登記,便會即時向系統更新貨物最新動向,例如在訂造、檢驗、儲存倉庫及運送等,客服人員能夠清晰地向客戶交代貨物的運送進度,系統除了能追蹤貨物動向,亦可為客戶帶來最佳的客戶服務體驗。

集信軟件的 e-M-POWER 企業資源管理平台集合銷售、採購及倉管等功能,可全方位為企業制定出最佳的訂單管理流程,迎合製造商及批發商的要求,降低成本支出及提高服務質量,進一步提升的公司盈利,是推薦香港企業的訂單系統。



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