網誌 / 採購管理方案


電子化採購流程管理好處多,採購管理系統如何在香港應用?

一家公司的營運是否高效、順暢,取決於不同部門的配合,以採購管理部門為例,如果你的公司牽涉到採購的過程,你大概便會明白當中繁複的審批程序,每下一個決定都需要等待回覆、批准,左等右等耗費許多時間。這個時候,假如你的企業有選擇採用香港採購管理系統,電子化採購流程管理,那就能夠簡化採購流程,大大提升效率。


採購流程繁複 採購管理系統有助加快審批

或許你曾經也試過,進行採購時需要不斷跟不同部門聯絡,等對方回覆,待其他部門回覆後又要再等自己的部門主管核准,及後又再通知其他部門等等,不斷來來回回地耗費大量時間⋯⋯這樣令人頭疼的情況,其實可以透過電子化採購管理流程來避免,透過採用協助企業結構化採購流程的應用程式,就能避免審批進度緩慢的問題,提升審批效率。

無論是大企業抑或中小企,審批程序往往都涉及許多部門。這個情況下,假如審批鏈中其中一人因事沒有回到辦公室,或是有負責審批的主管因事休假,就會導致審批過程受延誤,讓採購流程大失預算。而採購流程管理系統允許用戶隨時隨地審批採購流程,透過系統整合採購規劃、部門審核、預算統計,負責審批的員工只需要一部電腦、或是一部手提電話,無論何時何地都能在應用程式上進行審批程序,即使在外勤的時候,亦能透過應用程式監察採購申請的狀況,加快審批過程。



支出與預算一目了然 輕鬆掌握採購明細

在挑選供應商的時候,企業最關注的是價錢是否符合預算,在審批時考慮公司的支出與預算是否相符。採購管理系統香港現時有許多選擇,有些應用程式提供預算管理及實時查看支出功能,方便員工在審批前了解該款項對預算的影響,以便員工宏觀地作出決定,確保收支平衡。

透過採購管理應用程式,企業可以統合所有採購明細,系統能夠立即整合數據在報表上,減輕員工在製作不同品項報表上的工作負擔。在企業的成本控制上,最重要是為供應鏈採購流程把關,從供應規劃、支出計算以至品質把關,採購工作都環環相扣,對企業而言可謂「牽一髮動全身」,因此,做好流程管理,就是最有效控制風險的方式。



一站式集合訂單 讓訂單管理告別繁瑣

許多傳統企業或機構由於業務眾多的緣故,不同部門甚至在同一部門之中,都採用多個不同應用程式,處理不同的流程。員工有時需要操作不同的表單或是系統,在檔案來來回回交換的期間,容易忙中有錯,亦增加了員工的工作量。假如企業能夠選用符合自己業務需要的管理軟件,就能夠統合多個業務流程,讓營運更加順暢、高效。

採購管理系統讓企業能夠即時追蹤及管理採購訂單,並且在系統中,供應商、商品價格等業務信息均一目了然,你亦能夠在系統上瀏覽供應商的單據明細及貨品信息,有了實時系統,這些細項就不需逐個分別在電郵上確認,節省不少時間。


ReportNOW 採購管理模組 助你透明化審批流程

ReportNOW 雲端採購管理系統讓香港公司的採購審批流程透明化,任何時候都可以在應用程式上查閱最新審批進度。只要有流動裝置,便可透過 APP 輕易處理採購審批程序。系統亦可以定時自動發出電郵,以提示員工採購訂單的最新狀態,其中未付帳的採購單也會一併列出,並自動發出提示。雲端採購系統能方便企業管理及保存所有採購單等採購信息,為了切合不同客戶機構的採購審批管理流程需要,用戶可以自行制定個人化的採購管理模組,節省時間與人力。ReportNOW 香港採購管理系統,是你採購管理的最佳夥伴。



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