網誌 / 電子審批流程管理系統


審批流程管理變得容易!審批流程系統電子化對企業營運的幫助

數碼轉型是未來的企業大趨勢,透過企業應用程式平台,可以簡化並集中化企業各個營運流程的作業,以下就集中介紹審批流程的管理系統電子化,將可為企業及員工帶來什麼好處。


審批流程管理之必要

當一間企業達到一定的組織規模,就必要有嚴格的分工,例如每間大型企業都有會計部與人力資源部,前者處理收支賬目計算、報稅等事宜,後者則負責徵才、面試應徵者、計算薪酬及福利等相關的事務。對於一間成功的企業來說,清晰的組織架構非常重要,一個部門之內有上、下級的崗位,而公司的各個部門亦各司其職。公司業務得以成功的關鍵之一,是各個崗位與部門之間能夠保持緊密聯繫,讓企業的每一件大小事務都可以順暢執行,最大化公司的工作效率。

公司管理層的其中一項重要工作,就是接收下屬提交的各類申請,判斷每個申請的合理性而作審批。審批申請的反應速度,直接影響企業上下運作的效率及流暢度,萬一中間的步驟有所耽擱,就會影響計劃、項目的進度,以至整間公司的營運。因此,企業應該有一套方便、高效而全面的審批流程管理系統。



傳統的紙本審批流程管理

傳統申請及審批流程使用紙本文件作媒介,當中最明顯的缺點是步驟繁複、費時。申請者首先要列印申請表格(或於相關部門索取),以手寫形式填上申請者自己的資料(包括姓名、所屬部門、職位、職員編號),亦要填上申請事務的資料,再以文件夾、釘書機或萬字夾等工具於申請表格附上相關的文件。

然後申請者要到上司的座位或辦公室遞交申請文件,如果上司離開了,就只能放在上司的枱頭(或加上告示貼)。如果該項申請需要多於一位上司或多於一個部門的同事簽署審批,則在一人簽署後要再轉遞予另一人;在所有簽署都完成後,申請者要再領取文件,最後送交到相關的部門作最後檢核及執行。申請者在同事及部門之間移動收送文件,過程相當花費時間,在運送途中亦有損毁或遺失文件的風險。

紙本文件的另一缺點在於儲存及搜索文件困難。隨著企業每天的營運,日積月累之下就會堆積海量的紙本文件有待處理。當然公司可以選擇直接棄置文件,但大多數公司會保留文件作日後使用(例如會計、報稅)。可是若要為文件一一歸檔,就要花費大量的儲存空間,要添置專用的檔案櫃與文件夾;一旦要翻查過去某一份文件,亦要耗費人手及時間作搜索,為企業加添人力資源成本。



電子化審批流程管理系統的優勢

將審批流程電子化後,整個審批流程都由系統自動進行,中間毋需人手處理,節省大量員工時間。 因為系統有每位員工資料的紀綠並可以自動填入資料,建立申請的過程為更快捷方便。提出申請後,審批系統即會自動執行審批流程,首先會通知相關的部門主管,到主管審批後,系統會再通知更上級的部門或人員,例如會計部同事以至總經理等作下一步審批。用戶可以於審批流程系統設定提示,系統會發訊息提醒上級還有未審批的申請文件。某特定種類的申請(例如涉及較大金額的計劃開支預算)需要多於一位上級人員簽署才能通過審批,系統亦容許用戶設定。

有了電子化審批流程管理系統,所有員工遞交的申請都變得一目了然,亦可以輕鬆附上申請相關文件,包括費用報銷的單據、項目提案計劃書、職位應徵者的履歷表等,簡化建立申請文件的工序,亦節省儲存文件的時間及空間,更便於以後搜索。


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