數碼轉型是未來的企業大趨勢，透過企業應用程式平台，可以簡化並集中化企業各個營運流程的作業，以下就集中介紹審批流程的管理系統電子化，將可為企業及員工帶來什麼好處。
當一間企業達到一定的組織規模，就必要有嚴格的分工，例如每間大型企業都有會計部與人力資源部，前者處理收支賬目計算、報稅等事宜，後者則負責徵才、面試應徵者、計算薪酬及福利等相關的事務。對於一間成功的企業來說，清晰的組織架構非常重要，一個部門之內有上、下級的崗位，而公司的各個部門亦各司其職。公司業務得以成功的關鍵之一，是各個崗位與部門之間能夠保持緊密聯繫，讓企業的每一件大小事務都可以順暢執行，最大化公司的工作效率。
公司管理層的其中一項重要工作，就是接收下屬提交的各類申請，判斷每個申請的合理性而作審批。審批申請的反應速度，直接影響企業上下運作的效率及流暢度，萬一中間的步驟有所耽擱，就會影響計劃、項目的進度，以至整間公司的營運。因此，企業應該有一套方便、高效而全面的審批流程管理系統。
然後申請者要到上司的座位或辦公室遞交申請文件，如果上司離開了，就只能放在上司的枱頭（或加上告示貼）。如果該項申請需要多於一位上司或多於一個部門的同事簽署審批，則在一人簽署後要再轉遞予另一人；在所有簽署都完成後，申請者要再領取文件，最後送交到相關的部門作最後檢核及執行。申請者在同事及部門之間移動收送文件，過程相當花費時間，在運送途中亦有損毁或遺失文件的風險。
紙本文件的另一缺點在於儲存及搜索文件困難。隨著企業每天的營運，日積月累之下就會堆積海量的紙本文件有待處理。當然公司可以選擇直接棄置文件，但大多數公司會保留文件作日後使用（例如會計、報稅）。可是若要為文件一一歸檔，就要花費大量的儲存空間，要添置專用的檔案櫃與文件夾；一旦要翻查過去某一份文件，亦要耗費人手及時間作搜索，為企業加添人力資源成本。
將審批流程電子化後，整個審批流程都由系統自動進行，中間毋需人手處理，節省大量員工時間。 因為系統有每位員工資料的紀綠並可以自動填入資料，建立申請的過程為更快捷方便。提出申請後，審批系統即會自動執行審批流程，首先會通知相關的部門主管，到主管審批後，系統會再通知更上級的部門或人員，例如會計部同事以至總經理等作下一步審批。用戶可以於審批流程系統設定提示，系統會發訊息提醒上級還有未審批的申請文件。某特定種類的申請（例如涉及較大金額的計劃開支預算）需要多於一位上級人員簽署才能通過審批，系統亦容許用戶設定。
有了電子化審批流程管理系統，所有員工遞交的申請都變得一目了然，亦可以輕鬆附上申請相關文件，包括費用報銷的單據、項目提案計劃書、職位應徵者的履歷表等，簡化建立申請文件的工序，亦節省儲存文件的時間及空間，更便於以後搜索。
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