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管理層竭力尋找如何提升工作效率的方法？OA 系統多角度協助企業發展

目前企業競爭激烈，企業管理層竭力構思行銷策略，務求企業在市場上創造斐然的業績。參照全球成功企業案例，行銷方案只是邁向成功的其中一步，企業的工作效率才是基本。企業該如何提升工作效率？又有哪些提升工作效率的方法適用於中小企業？

打破地域性限制 節省時間創造佳績

全球市場趨向電子化，並以 OA 系統（Office Automation System）為公司處理各項事務。然而現時仍有公司尚未套用 OA 系統，仍用紙張處理文書工作，無疑這方法沒提升工作效率。

舉例而言，規模較龐大的企業若以紙張處理文書工作，須先影印文件再送往相關部門審批及簽署，過程相當費時，且公司另外需要規劃空間用於存放文件，大幅增加企業營運的成本壓力。

無論從空間儲存及處理效率方面，OA 系統都較紙張更具優勢。當公司處理文書工作時，經由 OA 系統處理可令員工省略影印步驟，直接遞交相關部門審批即可，毋需擔心文件遺失或損毁。除此之外，OA 系統更能跨越地理障礙，即使員工身處異地亦能照常處理工作，既方便又快捷。

保持緊密溝通 報告工作進度

在實行各種企劃時，員工之間須緊密聯繫以便跟進工作的最新進展。假如上司與下屬缺乏溝通，上司無法得知企劃的最新進度，而下屬也無法即時接收上司的指令，將會耽誤工作效率。尤其對於需長期外出考勤、視察環境的工作，若員工無法立即匯報狀況，對於公司整體的營運及作業效率而言會十分不理想。

在 OA 系統的幫助下，上司可預先將工作交付予員工，也可透過系統追蹤工作進度。員工到達工作環境後可使用 OA 系統與上司維持聯繫，及上載相片作紀錄之用。若工作有任何閃失、漏洞及跟進事項，管理層也能透過系統內的數據找出相關人員。OA 系統可作為上司及員工彼此溝通的橋樑，同時也建立標準化工作流程令整體工作效率全面提升。

妥善安排工作 提高工作效率

對於許多員工而言，如何提升工作效率可是一大考驗，員工的工作源源不絕，手頭上長期都同時需要跟進多個項目。若員工沒有妥善處理，將每個工作項目排列清楚，便會大大增加處理工作的難度。

為了讓工作條理分明，易於員工整理工作項目並作出適當安排，OA 系統內附的工作任務清單自動為員工規劃時間表，一目了然，並因應實際情況優先處理迫切性較高的工作，從而減少工作上的漏洞及其他誤失。從各方而言，OA 系統是個很有效的提升工作效率方法。

ReportNOW OA 系統助你一臂之力

ReportNOW 是一個綠色資訊及通訊科技方案，全方位滿足辦公室自動化之目的。ReportNOW OA 系統具備多樣功能，幫助業務跨越工作上的難關，提升工作效率。辦公室引入 ReportNOW OA 系統，可方便員工透過系統即時分享工作的最新進度，更可減低紙張使用量，履行無紙化辦公室的理念。此外，企業用戶可根據業務需求自訂操作版面，減少不必要的工序以提升營運效能。

ReportNOW 系統內預設多個圖表範本，員工依據需求從數據庫匯出報表，節省製作圖表的時間，讓員工及管理層更精準地了解業績，並從多角度分析業務成效，為現時的政策及方案作出優化，是個切實提升工作效率的好方法。軟件亦支援不同的電子裝置登入，員工只要在有網絡覆蓋的環境下，即可查詢貨物庫存數量、會員資料及工作項目，也能對數據作出修訂，讓公司上下都掌握實際情況，提升公司的互通性，為上司解決如何提升工作效率的問題，對公司日後成長有莫大的幫助。

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