網誌 / 固定資產管理


固定資產是什麼?為何固定資產管理系統有助企業營運?

初創業的人士對於固定資產(fixed assets)這個會計術語或許會感到陌生,但在會計、製作財務報表以至公司營運方針上,固定資產都是企業必定會觸及並且需要處理的一環。使用固定資產管理系統,就可以快捷地管理好企業的固定資產項目,有助企業預先作好營運策略部署,並提升整體營運效率。


固定資產是什麼?

每間公司都會擁有種類繁多的資產,若以會計學的角度來分類,可以分為固定資產與流動資產。流動資產,指將會在一個會計年度之內被出售、變現或耗用的資產(包括存貨,inventory),亦包括現金及存款等金融資產。固定資產則指不以投資為目的,即不以轉售並賺取買賣差價為盈利目的、並將會維持一個會計年度以上的資產。

固定資產之中亦可細分為有形資產及無形資產,無形固定資產指版權、專利及商譽等抽象資產;有形固定資產則包括土地、土地改良物(依附於土地之上,而且壽命有限之物件)、建築物及設備。除了可以無限期使用的土地之外,另外三項都會因折舊而減損價值。



固定資產管理的重要性

相比存貨與現金等流動資產而言,機器、廠房等固定資產涉及高額成本,其價值普遍會比流動資產佔企業總資產更高比例,對於企業有舉足輕重的地位,從財務規劃的角度,對此類資產的新增、出售與棄置都要企業更審慎地作決定。假若固定資產管理不妥善而有出錯、遺漏,對於企業造成的損失將會比存貨等流動資產上有缺失來得嚴重。

在每個會計年度的帳項整理及財務報表之中,會計人員必要列明固定資產的新增、剔除及折舊,方便管理人員檢視企業的財務狀況並規劃未來的業務部署,並提前告知採購部門需要的待買物品,加強部門之間協作的效率。

企業要時刻留意機械等儀器的保養(例如電腦、打印機),維持在隨時可供使用的良好狀態,可保持業務營運的生產力,亦可延長它們的使用壽命,長遠為企業節省折舊與更換的開支,成為企業的固定成本之一。

最後,企業內部不時會有固定資產轉移的需要,這本身雖然毋需涉及到簿記與會計的帳務記錄,但需要重新指派使用部門及使用者,這個過程就需要一個有系統的方法做好固定資產管理。



ReportNOW 固定資產管理系統

傳統的資產管理流程需要專門的人員為公司固定資產作記錄,製作成清單,每當資產有變動時就要改動清單記錄與檔案,過程需時耗力;如果採用紙本進行,更會有文件損毁或遺失的風險。

ReportNOW 軟件解決方案內設資產管理模組,採用雲端數據系統,方便企業快捷管理資產。例如企業員工利用 ReportNOW 應用程式,只需掃瞄二維碼即可輕鬆添加資產項目,在手機或平板電腦等流動裝置上亦可即時存取企業資產的檔案,檢視詳細資訊。有賴 ReportNOW 及 r-Tag 的物聯網技術,於日常的業務運作之中會計部及財務部即可以利用應用程式,輕鬆追蹤到資產清單上的物品,使盤點程序變得更輕鬆,大幅節省人力物力。而在固定資產轉移過程之中,管理人員隨時可利用 ReportNOW 檢查審批流程和記錄,亦可以輕鬆整合資產資料庫,製作出包含數據與圖表的報告,用於評估企業現況及部署未來策略。

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