網誌 / 會計服務軟件

在會計服務公司外，亦推介中小企採用會計服務雲端軟件

對於中小企而言，會計是日常必要的營運事務，但對於小規模的企業（尤其是初創公司），則往往會考慮要否花費成本聘請專門的會計人員處理公司帳目。對於這個情況，坊間推介使用第三方的會計服務公司來處理會計事務，其實企業亦可以在會計服務雲端軟件的幫助下，高效地解決會計的相關事宜。

外判會計服務的好處

企業需要的會計服務，包括記帳、審計、核數、理帳、報稅、製作財務報表等，當中非常重要的一項是簿記，即系統化地處理企業的所有日常收支及交易等財務項目。這些工作除了涉及經驗與專業知識以外，更重要的是會計師要讓企業會計每個流程與每條帳目都符合香港的《稅務條例》及《公司條例》等法規，確保企業不會因為會計上的錯漏而負上法律責任或牽涉法律糾紛。

第三方的自由身會計員或會計服務公司，角色就是為公司內部未設會計師職位的中小企處理以上的會計事務，達到節省公司內部人員支出之目的。

使用會計服務公司前需要考慮的要點

1. 資料安全性問題

財務數據是敏感資料，企業應該確保資料受到嚴密保護。上市公司的盈收表現等財務狀況因為涉及股東及公眾的權益，因此被要求公開財務數據；但對於一般並無掛牌上市的公司來說，財務數據屬商業機密，應該保密。

即使會計服務公司信譽良好，使用第三方的服務公司始終會涉及多一重的風險，不論在企業傳送資料到會計公司的過程中，還是在會計公司的內部運作中，都會有外洩資料的可能性（例如被黑客截取或盜取）。若果企業以傳統的紙本單據及文件來處理帳目，更有遺失或損毁的可能性，有機會不可還原，對公司的財務資料庫與稅務處理程序等會帶來不良的影響。

2. 溝通的靈活性及時間成本

雖然外判會計服務予第三方公司，可以節省企業內部處理會計及稅務事項的人力資源及時間成本，但企業每天都會涉及到新的收支交易而產生新的帳目，因此其實公司依然需要員工持續地跟第三方會計服務公司的人員作交接及協調，這個做法並非真的零人力成本。而根據帳目的規模與瑣碎程度，這個交接過程有可能需花費比予想更多的時間才能完成。另外，如果涉及要將敏感的資料交予企業以外的第三方，或許需要在企業內進行多層級的審批方能存取到相關資料，這就會進一步需要企業內部人員的時間處理。在外判會計服務之前，都應該考慮這方面的因素。

中小企如需要會計服務推介使用雲端管理軟件

會計服務公司並非中小企的唯一選擇。集信軟件提供雲端財務及貿易管理系統 Envision X 及 e-M-POWER，就內建總賬、應收賬及應付賬模塊，可以將公司的帳項化繁為簡，讓企業高效地處理會計事務，節省人手處理時間。此外，公司的財務資料會保留在加密、安全的雲端伺服器之中，不會外流到任何第三方人士手上。

對於帳目尚未過於複雜的企業，只要具備會計相關的基本知識，其實創辦人或高層等人員亦可以身兼多職，自己處理中小企會計事務，是會計服務公司以外的推介選擇。如欲了解更多關於雲端軟件於企業會計上的應用，歡迎諮詢集信軟件的專業團隊，我們將為你度身訂造最適合您企業業務及規模的解決方案。