网志 / 電子审批流程管理系统


审批流程管理变得容易!审批流程系统电子化对企业营运的帮助

数码转型是未来的企业大趋势,透过企业应用程式平台,可以简化并集中化企业各个营运流程的作业,以下就集中介绍审批流程的管理系统电子化,将可为企业及员工带来什么好处。


审批流程管理之必要

当一间企业达到一定的组织规模,就必要有严格的分工,例如每间大型企业都有会计部与人力资源部,前者处理收支账目计算、报税等事宜,后者则负责征才、面试应征者、计算薪酬及福利等相关的事务。对于一间成功的企业来说,清晰的组织架构非常重要,一个部门之内有上、下级的岗位,而公司的各个部门亦各司其职。公司业务得以成功的关键之一,是各个岗位与部门之间能够保持紧密联系,让企业的每一件大小事务都可以顺畅执行,最大化公司的工作效率。

公司管理层的其中一项重要工作,就是接收下属提交的各类申请,判断每个申请的合理性而作审批。审批申请的反应速度,直接影响企业上下运作的效率及流畅度,万一中间的步骤有所耽搁,就会影响计划、项目的进度,以至整间公司的营运。因此,企业应该有一套方便、高效而全面的审批流程管理系统。



传统的纸本审批流程管理

传统申请及审批流程使用纸本文件作媒介,当中最明显的缺点是步骤繁复、费时。申请者首先要列印申请表格(或于相关部门索取),以手写形式填上申请者自己的资料(包括姓名、所属部门、职位、职员编号),亦要填上申请事务的资料,再以文件夹、钉书机或万字夹等工具于申请表格附上相关的文件。

然后申请者要到上司的座位或办公室递交申请文件,如果上司离开了,就只能放在上司的台头(或加上告示贴)。如果该项申请需要多于一位上司或多于一个部门的同事签署审批,则在一人签署后要再转递予另一人;在所有签署都完成后,申请者要再领取文件,最后送交到相关的部门作最后检核及执行。申请者在同事及部门之间移动收送文件,过程相当花费时间,在运送途中亦有损毁或遗失文件的风险。

纸本文件的另一缺点在于储存及搜索文件困难。随着企业每天的营运,日积月累之下就会堆积海量的纸本文件有待处理。当然公司可以选择直接弃置文件,但大多数公司会保留文件作日后使用(例如会计、报税)。可是若要为文件一一归档,就要花费大量的储存空间,要添置专用的档案柜与文件夹;一旦要翻查过去某一份文件,亦要耗费人手及时间作搜索,为企业加添人力资源成本。



电子化审批流程管理系统的优势

将审批流程电子化后,整个审批流程都由系统自动进行,中间毋需人手处理,节省大量员工时间。 因为系统有每位员工资料的纪绿并可以自动填入资料,建立申请的过程为更快捷方便。提出申请后,审批系统即会自动执行审批流程,首先会通知相关的部门主管,到主管审批后,系统会再通知更上级的部门或人员,例如会计部同事以至总经理等作下一步审批。用户可以于审批流程系统设定提示,系统会发讯息提醒上级还有未审批的申请文件。某特定种类的申请(例如涉及较大金额的计划开支预算)需要多于一位上级人员签署才能通过审批,系统亦容许用户设定。

有了电子化审批流程管理系统,所有员工递交的申请都变得一目了然,亦可以轻松附上申请相关文件,包括费用报销的单据、项目提案计划书、职位应征者的履历表等,简化建立申请文件的工序,亦节省储存文件的时间及空间,更便于以后搜索。


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