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在会计服务公司外,亦推介中小企采用会计服务云端软件

对于中小企而言,会计是日常必要的营运事务,但对于小规模的企业(尤其是初创公司),则往往会考虑要否花费成本聘请专门的会计人员处理公司帐目。对于这个情况,坊间推介使用第三方的会计服务公司来处理会计事务,其实企业亦可以在会计服务云端软件的帮助下,高效地解决会计的相关事宜。


外判会计服务的好处

企业需要的会计服务,包括记帐、审计、核数、理帐、报税、制作财务报表等,当中非常重要的一项是簿记,即系统化地处理企业的所有日常收支及交易等财务项目。这些工作除了涉及经验与专业知识以外,更重要的是会计师要让企业会计每个流程与每条帐目都符合香港的《税务条例》及《公司条例》等法规,确保企业不会因为会计上的错漏而负上法律责任或牵涉法律纠纷。

第三方的自由身会计员或会计服务公司,角色就是为公司内部未设会计师职位的中小企处理以上的会计事务,达到节省公司内部人员支出之目的。



使用会计服务公司前需要考虑的要点

然而,中小企在决定使用会计公司的服务前亦要作全盘的考虑,尤其应该注意以下两个因素:


1. 资料安全性问题

财务数据是敏感资料,企业应该确保资料受到严密保护。上市公司的盈收表现等财务状况因为涉及股东及公众的权益,因此被要求公开财务数据;但对于一般并无挂牌上市的公司来说,财务数据属商业机密,应该保密。

即使会计服务公司信誉良好,使用第三方的服务公司始终会涉及多一重的风险,不论在企业传送资料到会计公司的过程中,还是在会计公司的内部运作中,都会有外泄资料的可能性(例如被黑客截取或盗取)。若果企业以传统的纸本单据及文件来处理帐目,更有遗失或损毁的可能性,有机会不可还原,对公司的财务资料库与税务处理程序等会带来不良的影响。

2. 沟通的灵活性及时间成本

虽然外判会计服务予第三方公司,可以节省企业内部处理会计及税务事项的人力资源及时间成本,但企业每天都会涉及到新的收支交易而产生新的帐目,因此其实公司依然需要员工持续地跟第三方会计服务公司的人员作交接及协调,这个做法并非真的零人力成本。而根据帐目的规模与琐碎程度,这个交接过程有可能需花费比予想更多的时间才能完成。另外,如果涉及要将敏感的资料交予企业以外的第三方,或许需要在企业内进行多层级的审批方能存取到相关资料,这就会进一步需要企业内部人员的时间处理。在外判会计服务之前,都应该考虑这方面的因素。



中小企如需要会计服务推介使用云端管理软件

会计服务公司并非中小企的唯一选择。集信软件提供云端财务及贸易管理系统 Envision Xe-M-POWER,就内建总账、应收账及应付账模块,可以将公司的帐项化繁为简,让企业高效地处理会计事务,节省人手处理时间。此外,公司的财务资料会保留在加密、安全的云端伺服器之中,不会外流到任何第三方人士手上。

对于帐目尚未过于复杂的企业,只要具备会计相关的基本知识,其实创办人或高层等人员亦可以身兼多职,自己处理中小企会计事务,是会计服务公司以外的推介选择。如欲了解更多关于云端软件于企业会计上的应用,欢迎咨询集信软件的专业团队,我们将为你度身订造最适合您企业业务及规模的解决方案。



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