让您的办公桌动起来
智能手机、平板电脑几乎已成为香港人日常生活中的必需品。近年有赖云端科技及无线网络的迅速发展,各种流动装置的用途亦开始 由个人消遣发展到商务应用,因此越来越多上班一族喜欢用自携的 个人装置工作,而这种工作模式一般会被称为 BYOD (Bring Your Own Device)。根据 Gartner 最近向全球资讯总管进行的调查,有 38% 企业预计在 2016 年会停止为员工提供流动装置,Gartner 更预测 2017 年将有半数僱主要求员工上班时要自备流动装置。对於 这股几乎不可逆转的 BYOD 趋势,企业应该重新审视现行的营运模式,探讨一下 BYOD 如何能帮助企业更有效提升生产力,令员工摆 脱时间和地理的束缚,在何时何地都能获得即时资讯。
面对着 BYOD 这股浪潮,不少企业是抱着抗拒和否定的态度。他们认为智能手机、平板电脑会令员工在上班时分心,甚至公私不分, 影响工作表现。事实上越来越多企业都开始接受 BYOD 的工作模式,因为他们明白到员工利用自携的装置工作时会变得更投入,并且满足感更高,有助提升工作效率及质素。对於一些经常需要外勤员工,例如销售人员、维修人员和跨国企业的管理层,他们一般都甚少逗留在办公室,BYOD 正正是让他们在任何地方都能工作的最佳方法。再者,BYOD 更能为企业节省了一大笔购置和维护硬件的费用,总括而言 BYOD 对企业提高营运效益来说还是利多於弊。
既然 BYOD 有这麼多好处,企业又应该采取什麼措施去配合呢?第一步,可考虑协助员工将公司的电邮帐户整合个人智能手机上,让他们随时随地都能查看公司电邮。近年云端服务的发展越来越成熟,使桌上电脑和流动装置之间可以轻松地传送到档案,再加上市面上经已有不少 app 能够编辑 Word、Excel、PDF 等档案,企业大 可以将一些公司的档案放到云端与员工们共享,方便他们用流动装置来工作。
然而,上述的 BYOD 应用方式尚未够全面,因为员工每一天除了会接触电邮和电子档案之外,更会经常登入不同的企业电脑系统,例如 ERP、 HRM、CRM、POS 等,要如何将这些系统安全地整合到员工的自携装置上,让他们即时存取系统内的资讯,这才是善用 BYOD 的真正方法。坊间已经有些 app 能够连接各类型企业系统, 让用家无间断地接收和更新业务资讯,方便他们即时查询销售额、货存数量、员工工时等不同数据。此外,亦可以让外勤员工将他们现场所见所听,即时用智能手机或平板电脑记录低,然后上载到企业系统,让总部的同事可以清楚了解其状况并迅速提供支援。
每一种新兴的科技,人们通常第一时间就会联想到「安全性」。无疑,当企业资讯在自携装置上流通就会有风险出现,但是企业不应该选择逃避,而是要以积极的态度面对,及早部署对应流动装置的管理措施,於便利和保安之间取得平衡,才是企业的致胜之道。
