讓您的辦公桌動起來智能手機、平板電腦幾乎已成為香港人日常生活中的必需品。近年有賴雲端科技及無線網絡的迅速發展,各種流動裝置的用途亦開始由個人消遣發展到商務應用,因此越來越多上班一族喜歡用自攜的 個人裝置工作,而這種工作模式一般會被稱為 BYOD (Bring Your Own Device)。根據 Gartner 最近向全球資訊總管進行的調查,有 38% 企業預計在 2016 年會停止為員工提供流動裝置,Gartner 更預測 2017 年將有半數僱主要求員工上班時要自備流動裝置。對於這股幾乎不可逆轉的 BYOD 趨勢,企業應該重新審視現行的營運模式,探討一下 BYOD 如何能幫助企業更有效提升生產力,令員工擺脫時間和地理的束縛,在何時何地都能獲得即時資訊。
面對著 BYOD 這股浪潮,不少企業是抱著抗拒和否定的態度。他們認為智能手機、平板電腦會令員工在上班時分心,甚至公私不分,影響工作表現。事實上越來越多企業都開始接受 BYOD 的工作模 式,因為他們明白到員工利用自攜的裝置工作時會變得更投入,並且滿足感更高,有助提升工作效率及質素。對於一些經常需要外勤員工,例如銷售人員、維修人員和跨國企業的管理層,他們一般都甚少逗留在辦公室,BYOD 正正是讓他們在任何地方都能工作的最佳方法。再者,BYOD 更能為企業節省了一大筆購置和維護硬件的費用,總括而言 BYOD 對企業提高營運效益來說還是利多於弊。
既然 BYOD 有這麼多好處,企業又應該採取什麼措施去配合呢?第一步,可考慮協助員工將公司的電郵帳戶整合個人智能手機上,讓他們隨時隨地都能查看公司電郵。近年雲端服務的發展越來越成熟,使桌上電腦和流動裝置之間可以輕鬆地傳送到檔案,再加上市面上經已有不少 app 能夠編輯 Word、Excel、PDF 等檔案,企業大可以將一些公司的檔案放到雲端與員工們共享,方便他們用流動裝置來工作。
然而,上述的 BYOD 應用方式尚未夠全面,因為員工每一天除了會接觸電郵和電子檔案之外,更會經常登入不同的企業電腦系統,例如 ERP、 HRM、CRM、POS 等,要如何將這些系統安全地整合到員工的自攜裝置上,讓他們即時存取系統內的資訊,這才是善用 BYOD 的真正方法。坊間已經有些 app 能夠連接各類型企業系統, 讓用家無間斷地接收和更新業務資訊,方便他們即時查詢銷售額、 貨存數量、員工工時等不同數據。此外,亦可以讓外勤員工將他們現場所見所聽,即時用智能手機或平板電腦記錄低,然後上載到企業系統,讓總部的同事可以清楚了解其狀況並迅速提供支援。
每一種新興的科技,人們通常第一時間就會聯想到「安全性」。無疑,當企業資訊在自攜裝置上流通就會有風險出現,但是企業不應該選擇逃避,而是要以積極的態度面對,及早部署對應流動裝置的管理措施,於便利和保安之間取得平衡,才是企業的致勝之道。
