網誌 / 報銷管理系統


企業報銷管理系統,一站式整合簡化員工報銷流程

報銷流程一向繁複,企業往往都要花很多時間和人力資源去處理大量單據。如果有一個電子報銷管理系統可以準確將發票進行分類、管控及校驗,那就可以提升報銷管理工作的效率。


為什麼企業需要使用報銷管理系統?

企業處理報銷發票的時候,往往都要經歷冗長的報銷流程,既要查證報銷是否事前申請,又要核對發票是否合規,更要檢查報銷費用是否符合預算。為了縮短報銷流程,企業需要一個全自動智能報銷系統來處理排山倒海的賬務。



為什麼員工需要使用報銷管理系統?

另一方面,對於員工來説,報銷流程最好就是簡單快捷。報銷管理系統基本上簡化了所有報銷步驟,員工只須將發票紀錄一鍵上傳至系統,後續的事就不用再處理,從此毋須再分散處理發票,亦毋須再黏貼發票。


報銷管理系統的優點


自訂審批流程

企業的報銷流程各有不同,現在大多數報銷管理系統內可設定報銷和審批流程,讓企業輕鬆建構費用報銷流程,提高審批效率。


提醒功能助您更有效控制支出成本

此外,報銷系統具備提醒功能,報銷費用一旦超出預算,就會立刻發出通知,讓企業可更精準地管控開銷,從而進一步規劃未來的預算管理方案。



審批沒有時空限制

審批全程網上進行,員工現只須線上提交申請,審批人便會立刻收到提醒通知。不管在外,還是在辦公室,審批的同事都可以隨時隨地處理審批申請,這不僅加快了審批速度,還可避免耽誤重要的審批項目。


系統實時更新

以往的報銷方式都不夠透明化,員工很多時候都不清楚審批進度,只能耐心等待審批人的回覆。如果企業使用電子報銷管理系統,員工便不會遇到這個問題。系統具備實時更新功能,讓員工和審批人能即時知道審批進度。員工可以在系統內查看到審批進度,每個報銷紀錄的審批進度一目了然。如此一來,員工再也不用常常向審批部門追問報銷進度,這樣就可節省很多時間,讓員工專心發展核心業務。


數據紀錄可追溯

以前企業全以紙張文件來保留報銷紀錄,非常佔用辦公室空間。如要翻查某項報銷紀錄,員工就要從一大堆文件中大海撈針,這樣費時又麻煩。萬一弄丟了文件,整個報銷紀錄就會消失,無法追溯。反觀電子報銷管理系統,所有數據紀錄都能安放在電腦儲存裝置或雲端系統內,讓員工更容易找到報銷紀錄,又大大減低了遺失紀錄的風險。企業只要把所有報銷項目存入系統,便可方便員工以後查閱資料。即使報銷紀錄出現問題,員工也能翻查報銷系統內的歷史紀錄。


核數更精準

相比起報銷管理系統,人手會計在數據處理方面效率較低,出錯機率較高。由於報銷管理系統的內置計算軟件能更快、更精準地核算數據,這樣就可提升核算的效率及質量。現時,很多企業都將人手和電腦系統結合處理會計工作,協助人手核算複雜的數據資料,從而使會計核算工作做得更加深入細緻。


報銷管理系統如何能做到更上一層樓

不過,報銷管理系統未必可做到盡善盡美,有些系統為了滿足管理者的需求,就會增設很多管控點,使用戶操作變得非常複雜。相反,如果要迎合員工的體驗要求,又會無法實現部分管理方案。因此,要滿足雙方的要求,建構系統的時候就要在兩端取得平衡,系統既要做到自動化、智能化,也要同時執行管理工作。


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