网志 / 报销管理系统


企业报销管理系统,一站式整合简化员工报销流程

报销流程一向繁复,企业往往都要花很多时间和人力资源去处理大量单据。如果有一个电子报销管理系统可以准确将发票进行分类、管控及校验,那就可以提升报销管理工作的效率。


为什么企业需要使用报销管理系统?

企业处理报销发票的时候,往往都要经历冗长的报销流程,既要查证报销是否事前申请,又要核对发票是否合规,更要检查报销费用是否符合预算。为了缩短报销流程,企业需要一个全自动智能报销系统来处理排山倒海的账务。



为什么员工需要使用报销管理系统?

另一方面,对于员工来说,报销流程最好就是简单快捷。报销管理系统基本上简化了所有报销步骤,员工只须将发票纪录一键上传至系统,后续的事就不用再处理,从此毋须再分散处理发票,亦毋须再黏贴发票。


报销管理系统的优点


自订审批流程

企业的报销流程各有不同,现在大多数报销管理系统内可设定报销和审批流程,让企业轻松建构费用报销流程,提高审批效率。


提醒功能助您更有效控制支出成本

此外,报销系统具备提醒功能,报销费用一旦超出预算,就会立刻发出通知,让企业可更精准地管控开销,从而进一步规划未来的预算管理方案。



审批没有时空限制

审批全程网上进行,员工现只须线上提交申请,审批人便会立刻收到提醒通知。不管在外,还是在办公室,审批的同事都可以随时随地处理审批申请,这不仅加快了审批速度,还可避免耽误重要的审批项目。


系统实时更新

以往的报销方式都不够透明化,员工很多时候都不清楚审批进度,只能耐心等待审批人的回覆。如果企业使用电子报销管理系统,员工便不会遇到这个问题。系统具备实时更新功能,让员工和审批人能即时知道审批进度。员工可以在系统内查看到审批进度,每个报销纪录的审批进度一目了然。如此一来,员工再也不用常常向审批部门追问报销进度,这样就可节省很多时间,让员工专心发展核心业务。


数据纪录可追溯

以前企业全以纸张文件来保留报销纪录,非常占用办公室空间。如要翻查某项报销纪录,员工就要从一大堆文件中大海捞针,这样费时又麻烦。万一弄丢了文件,整个报销纪录就会消失,无法追溯。反观电子报销管理系统,所有数据纪录都能安放在电脑储存装置或云端系统内,让员工更容易找到报销纪录,又大大减低了遗失纪录的风险。企业只要把所有报销项目存入系统,便可方便员工以后查阅资料。即使报销纪录出现问题,员工也能翻查报销系统内的历史纪录。


核数更精准

相比起报销管理系统,人手会计在数据处理方面效率较低,出错机率较高。由于报销管理系统的内置计算软件能更快、更精准地核算数据,这样就可提升核算的效率及质量。现时,很多企业都将人手和电脑系统结合处理会计工作,协助人手核算复杂的数据资料,从而使会计核算工作做得更加深入细致。


报销管理系统如何能做到更上一层楼

不过,报销管理系统未必可做到尽善尽美,有些系统为了满足管理者的需求,就会增设很多管控点,使用户操作变得非常复杂。相反,如果要迎合员工的体验要求,又会无法实现部分管理方案。因此,要满足双方的要求,建构系统的时候就要在两端取得平衡,系统既要做到自动化、智能化,也要同时执行管理工作。


ReportNOW 的费用申报功能化繁为简

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